在进出口贸易中，外贸单证是指在国际结算中的单据、文件与证书，凭借这种文件来处理国际货物的支付、运输、保险、商检、结汇等。
1、企业进出口收、付汇的需要
实际外贸业务中不管合同的交易条件是什么、交易标的是什么、交易当事人是谁，各方追求的目的（货物和货款）都与金钱/货币有关。如何实现货币的转移、怎样支付货款、如何收取货物，实践中多通过单据加以实现，因为国际贸易中常用的贸易条件为FOB、CFR、CIF等，这些交易最重要的特点之一就是“象征性交货”;（当事人买卖代表货物所有权的单据等于买卖货物）。
2、合同履行的手段和证明
在业务活动中提交相应单据是当事人履行合同的手段，也是当事人完成合同义务的证明。合同订立后，履行阶段可概括为“货、证、船、款”四环节，无论是哪个环节，进出口商及合同有关的相应各方只有在履行了约定义务的情况下才能取得相关单据，没有提交应交付的单据就意味着没有按规定履约。
3、避免和解决争端的依据
国际贸易各方订立合同的目的是为了实现各自的利益，在订立合同之初就认为自己在买官司、买争议的人是不存在的。但因为从事国际贸易活动的人分处异国，市场经常发生变化，有利和不利因素在不断转换，新情况时有出现，贸易活动中发生争议、矛盾也是正常的。关键是要做好自己的"功课"，防患于未然。
因为国际贸易是单据贸易，在合同订立之前、之中和之后都要对相关单据严格把关，不然就可能造成因单据的不规范、不确切、存在授人以柄的漏洞而引发麻烦，或在发生有关争议后无法利用合法手段（出示合格的单据）保护自己，更谈不上对对方的不合理要求据理力争、成竹在胸地说"不"。
4、直接影响国家、企业和个人的形象和利益
做好国际贸易单证工作对整个国家、每个企业和每个从业员工的形象和利益都有重大影响。一般而言，发达国家商人制作的单据具有规范、标准、符合业务发展趋势的特点。我国自允许个人从事国际贸易活动以来，涌现了大批新公司，从业人员制单水平参差不齐，难免会出现这样或那样的问题。
据银行有关部门统计，新成立的公司在装运完毕后提交的单据中，不合格或有不符点的占80%，这样势必会影响公司的效益和形象。所以在实践中，一份美观、整洁、清晰和正确的单据将会像一部爱不释手的作品那样为各方所认可、接受、欣赏。
为此，培养、招聘经验丰富、能力娴熟、知识全面的单证人员已成为企业对外贸易中的"必修课"。
5、单证工作是企业经营管理的重要环节
企业对整个贸易环节都应进行有效的监管，单证管理又是最后一个环节，即使洽谈、订合同、备货、报检、报关、保险、装运等环节没有任何问题，在制作、提交单证方面出了问题，也会致使业务前功尽弃。所以，所有企业都非常重视制单部门和单证工作，力争为每笔业务画上圆满句号。
进出口贸易的单证种类很多，每一种单证的作用都不相同。
（一）产地证明书（Certificate of Origin）
产地证明书是一种证明货物原产地或生产地的证书，主要用途是提供给进口国海关凭此确定货物的生产国别，从而核定进口货物应征收的税率。有的国家限制从某些国家或地区进口货物，也要求以产地证明书来证明货物的来源。
在我国，中国国际贸易促进委员会为产地证明书的签发机构之一，由商事法律服务中心承担具体签发工作。
（二）检验证书（Certificate of Inspection）
检验证书是证明卖方所交货物的品质、数量、包装以及卫生条件等方面是否符合合同规定的依据；检验证书是海关验关放行的重要依据，是办理索赔和理赔的重要依据。各种检验证书分别用以证明货物的品质、数量、重量或卫生条件。
在我国，涉及法检产品的证明一般由商检局出具，如合同或信用证无特别规定，也可按不同情况由进出口公司或生产企业出具，但应注意，证书的名称及所列项目或检验结果应与合同及信用证规定相同。
（三）汇票（Draft; Bill of Exchange）
它是由一人向另一人签发的要求在见票时或在指定的或可以确定的将来时间，向特定的人或其持票人无条件支持一定金额的书面命令。在国际贸易中的货款结算，绝大多数使用跟单汇票（即附有提单等货运单据的汇票）。在缮制汇票时应注意以下几个问题：
1、必须列明出标根据。在信用证收付方式下，须说明是根据哪家银行在何日开立的哪一份信用证出具的。2、在信用证方式下，应按信用证的规定填写付款人。在托收方式时，付款人的名称一般应为进口方。3、信用证方式下的汇票受款人通常应为议付行，托收方式下的受款人应为托收行。4、汇票一般开具一式两份，两份具有同等效力。任何一份付讫，另一份自动失效。
（四）提单（Bill of Landing , B/L）
提单是由船长、船公司或其代理人签发的，证明已收到特定货物，允诺将货物运至特定目的地并交付给收货人的凭证。提单是代表货物所有权的凭证，因而也是卖方提供的各项单据中最重要的一种，所以在制作提单时须注意提单的各项内容（如提单的种类、收货人、货物的名称和件数、目的港、有关收取运费的记载、提单的份数等）一定要与信用证相符。
（五）保险单（Insurance Policy）和保险凭证（Insruance Certificate）
保险单和保险凭证是保险人（即保险公司）与被保险人（即投保人，一般为进出口商）之间订立的保险合同，当被保险货物遭受保险合同责任范围内的损失时，它们是被保险人索赔、保险人理赔的依据。
保险单（俗称"大保单"）是一种正规的保险合同，一般包括下列内容：被保险人的名称，被保险货物的名称、数量或重量、唛头、运输工具的种类和名称，承保险别，起讫地点，保险期限和保险金额，还列有保险人的责任范围以及保险人与被保险人各自的权利、义务等方面的详细条款。
保险凭证（俗称"小保单"）是一种简化的保险合同，除对保险人和被保险人的权利、义务等方面的详细条款不予载明外，其余的内容与保险单相同，并且与保险单有同等的效力。但在实际业务中，我国保险公司大都签发保险单，较少使用保险凭证。
（六）商业发票（Commercial Invoice）
简称发票，是出口企业开立的凭此向买方收款的发货价目清单，是供买卖双方凭此发货、收货、记帐、收付货款和报关纳税的重要依据。发票并无统一格式，但其内容大致相同，主要包括：发票编号、开立日期、有关出口合同号码、信用证号码、收货人名称地址、运输标志以及商品的名称、规格、数量、包装方法、单价、总值和装运地、目的地等。发票内容必须符合买卖合同规定，在采用信用证付款方式时，应与信用证的规定严格相符，绝不能有丝毫差异。另外，发票必须有发货人的正式签字方为有效。
（七）包装单（Packing List）和重量单（Weight Memo）
包装单和重量单是商业发票的补充单据。包装单主要用于工业品，对每件包装内的货物名称、规格、花色等逐一作详细说明，以便进口地的海关检验和进口商核对。重量单多用于以重量计价的初级产品，载明每件商品的重量，有的还分别列明每件商品毛重、净重，其作用与包装单相同。
（八）普惠制单据（Generalized System of Preferences，G.S.P.）
普惠制是工业发达国家对来自发展中国家的某些产品，特别是工业制成品和半制成品给予的一种普遍的关税减免优惠制度。目前，已有日本、加拿大、澳大利亚、新西兰和欧共体成员等国给予我国普惠制待遇，向这些国家出口货物，须提供普惠制单据，作为进口国海关减免关税的依据。
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